Tutoriel : Paramétrez votre site e-Commerce avec Odoo (3)

3° partie : Gestion des stocks & approvisionnements

6 IT, Jean-Marc Dupont
Odoo CMS - a big picture

Ces tutoriels ont pour but de vous faire découvrir la suite d'applications Odoo, pour la gestion d'entreprise.

Depuis la version 7, Odoo (ex OpenERP) est devenu une solution performante et simple d'emploi pour la gestion des PME.

En plus de fournir tous les outils nécessaires au suivi des activités de l'entreprise, la nouvelle version 8 apporte maintenant des outils de gestion de communication (site Web, Newsletter, Blog, ...) et de vente sur le Web (e-Commerce).

La première partie du tutoriel présente le paramétrage des produits dans le Back-Office, la visualisation directe des modifications sur la boutique, et la modification des pages produits pour améliorer la présentation et le référencement de la boutique sur les moteurs de recherche (SEO).

La seconde partie présente le paramétrage dans le Back-Office des tarifs des produits et des conditions de livraison, et la visualisation directe des modifications sur la boutique.

Cette 3° partie présente la dernière étape du processus e-Commerce : La gestion des stocks et des achats et la livraison au client.

Livraison / Facturation

Dans Odoo, vous avez 2 manières de facturer :

  • Avant livraison (sur la base du bon de commande), avec le risque de facturer des produits que vous ne pourrez pas livrer
    Dans ce cas, vous avez un bouton "Créer facture" dans le bon de commande
    Les lignes du bon, de commande sont facturées
    Dans le cas où les produits sont des Packs regroupant plusieurs produits (coffret cadeau ou autre), vous avez défini des nomenclatures de type "Set" (pas de fabrication) et seul le produit Pack sera facturé
  • Après livraison (sur la base du bon de livraison) : seuls les produits déstockés et préparés pour la livraison seront facturés
    Le bouton "Créer facture" apparait uniquement sur le bon de livraison, et pas sur le bon de commande
    Dans le cas où les produits sont des Packs, le bon de livraison fait apparaître les produits contenus dans le Pack (ce sont eux qui sont déstockés) et ils apparaissent donc également sur la facture

Le paramétrage de cette option se fait via le menu Configuration / Vente, en cochant/décochant l'option "Générez les factures après et sur la base des bons de livraison"

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Sinon, le processus est ensuite assez simple 

Depuis le bon de commande, cliquez sur le bouton "Voir le bon de livraison"

Les produits sont affichés, le statut du bon de livraison est "en attente de disponibilité"

Le statut de chaque produit est affiché : dans notre cas, un produit semble ne pas être disponible

Cliquez sur le bouton "Vérifier la disponibilité" : cela a pour effet de réserver les produits disponibles et de confirmer l'indisponibilité de certains produits

On a alors plusieurs options :

  • Traiter partiellement la commande : le bon de livraison sera séparé en 2 BL : un qui contiendra les produits traités et que vous pourrez expédier et un autre qu'il faudra traiter plus tard => bouton "Transfer" : Les produits disponibles sont transférés en zone d'expédition
  • Attendre la disponibilité des produits en rupture de stock : rien de plus à faire
  • Forcer la disponibilité si vous savez que le produit est disponible (erreur d'inventaire ou colis du fournisseur réceptionné mais pas encore traité)
    La quantité en stock de ce produit va alors être négative mais elle sera régularisée lors de l'enregistrement de la réception

Dans tous les cas, les mouvements de stock vont être créés (zone de stockage vers zone d'expédition)

En cas de traitement partiel, on a maintenant accès aux 2 bons de livraison correspondant au bon de commande initial

Sur les bons de livraison, un bouton permet d'acccéder à une interface utilisable pour scanner les codes barres des produits

Le menu "Entrepôt" vous donne accès à un tableau de bord des opérations en attente, dans toutes les zones de l'entrepôt (Réceptions, Livraisons, mais aussi si besoin contrôle réception, contrôle expédition, ...)

Une fois le transfert validé, le bouton "Créer facture" apparait

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Régles d'approvisionnement et gestion des achats

Les commandes d'achat se font via le menu Achats (normal !)

Si vous vendez des produits avec plusieurs fournisseurs potentiels, il est possible de gérer avec Odoo des appels d'offres, en activant l'option "Manage calls for bids" dans le menu Configuration / Achats

Sinon, la création du bon de commande est classique.

Une fois le bon de commande validé, vous avez plusieurs possibilités pour enregistrer la réception des produits :

  • Réception par article(s) : si le colis réceptionné est partiel par rapport au bon de commande
    Utiliser le bouton "Réception par article" depuis le bon de commande ou le menu Achats / Articles entrants
  • Réception complète des articles liés au bon de commande : cliquez sur le bouton "In shipments" en haut de l'écran
    Vous allez alors pouvoir valider la réception globale ou partielle des marchandises
    Cliquez sur la petite icône située à droite des quantités pour enregistrer une réception partielle d'un article (quantité reçue inférieure à la quantité comandée)

Dans le cas de réception partielle (comme pour les expéditions), un bon de réception supplémentaire est créé, et une opération de mouvement de stock de type "Backorder" (on peut le traduire par "commande en souffrance") est créé dans les opérations à traiter (menu "Entrepôt").

Si vous ne voulez pas vous retrouver en rupture de stock, il est bon de prévoir des règles de réapprovisionnement. Le but de ces règles est de créer automatiquement des commandes d'achats vers les fournisseurs en fonction des seuils que vous aurez défini. Il est également possible de déclencher l'envoi automatique de ces commandes par mail vers le fournisseur. Mais plus généralement, on valide les commandes avant de les envoyer aux fournisseurs.

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La première chose à faire est de créer des règles de réapprovisionnement : cela se passe dans le menu Entrepôt / Reordering Rules (et oui, la traduction !!)

Il faut malheureusement le faire pour chaque article (on peut prévoir un import de fichiers).

3 informations sont à renseigner :

  • La quantité minimum (seuil) de réapprovisionnement : si le stock passe en dessous de cette valeur, la règle est déclenchée
  • La quantité maximum : permet de calculer la quantité à commander pour remettre le stock à ce niveau
  • La quantité multiple : la quantité commandée sera arrondie à ce multiple, sauf si la valeur est fixée à 0
    Cela permet de respecter les contraintes des fournisseurs qui exigent la commande par X unités

Les règles ne sont pas déclenchées à chaque modification de stock, mais de manière régulière dans la journée, en fonction du planificateur Odoo (menu Configuration / Automation / Actions planifiées)

Il est également possible de déclencher manuellement les règles grâce au menu Entrepôt / Compute Stock minimum rules

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Un dernier point : un exemple de site e-Commerce performant, moderne et attrayant, réalisé avec Odoo : https://provenc.io

J'espère que vous avez apprécié cette série de tutoriels sur la gestion du e-Commerce avec Odoo

Si c'est le cas, partagez la bonne parole ;-)