Tutoriel : Gérez vos notes de frais avec Odoo

De la note de frais aux écritures comptables ...

6 IT, Jean-Marc Dupont

La gestion des notes de frais fait partie des tâches récurrentes dans les entreprises, surtout dans les services commerciaux / avant-vente.

Dans Odoo, il existe un module fait pour cela, connecté comme d'habitude aux autres modules.

Paramétrage initial

La première chose à faire est de créer les employés / utilisateurs Odoo, et donc installer le module RH.

Créer ensuite les employés, les relier à des utilisateurs Odoo.

Pour la partie comptable, aller dans la fiche Partenaire de l'employé, et le marquer comme fournisseur (il pourra être payé) et paramétrer éventuellement les comptes associés.

Il faut ensuite créer des articles de dépense liés aux notes de frais (Train, Frais kilométriques, Hotel, Restaurant, Parking, ...) : menu "Ressources humaines / Configuration / Types de dépense"
Pour chaque article : configurer le compte de dépense (de type 708500), la taxe éventuelle (inclue dans le prix indiqué), et l'unité de mesure adaptée (par exemple, km pour les frais kilométriques).
Pour les frais kilométriques, créez plusieurs articles (variantes) pour chaque catégorie de véhicule et paramétrez pour chaque variante le montant du remboursement au km.

La Note de frais

Menu "Ressources humaines / Notes de frais"

Bouton Créer

Pour chaque ligne de la note de frais, pensez bien à sélectionner un compte analytique : soit un projet pour un client, soit un compte interne à la société.

A la fin du mois, cette note de frais pourra être soumise au responsable : bouton rouge en haut à gauche

Une fois la note validée par le responsable, elle pourra être enregistrée en comptabilité par le responsable comptable ou le responsable de l'entreprise (tous ces "responsables" pouvant bien sûr être la même personne).

Elle est alors prête à être payée.

Le paiement des frais

Menu "Comptabilité / Paiement fournisseurs"

Bouton Créer

Choix de l’employé comme fournisseur => L'écran affiche alors les notes de frais “A payer”

Saisie du montant => Odoo sélectionne automatiquement la ou les notes de frais à payer (fonction du montant), possibilité de modifier la sélection

Enregistrer puis Valider
=> La(es) note(s) de frais passe(nt) à l’état “Payé”

En option : saisie du détail des frais dans une feuille Google attachée

Comme on l'a vu dans un article précédent du blog, on peut attacher et générer automatiquement un document Google à n'importe quel objet dans Odoo.
L'idée ici est de saisir le détail des frais internes dans une feuille de calcul Google, et saisir dans Odoo uniquement le total des frais du mois, afin de ne pas alourdir la gestion comptable.

Menu "Configuration / Paramètres généraux"
Lien “Configure your templates”
Bouton Créer
Liste Modèles : choisir “Frais”

Créer un document modèle dans Google Drive, partager le document (accès pour tous les utilisateurs disposant du lien), copier le lien du partage et coller dans le champ “Template URL”

Dans le champ “Google Drive Name Pattern”, Définir le modèle du nom du fichier qui sera créé dans Google Drive pour chaque note de frais
Par exemple : Frais %(name)s => Si vous donnez le nom “Octobre 2014” à votre note de frais, le document Google se nommera “Frais Octobre 2014”.

La feuille de calcul Google reste ensuite toujours accessible via le menu "Pièces jointes".