La gestion de projet Agile avec Odoo

Scrum, Planification, Organisation, Facturation : tout ce que vous devez savoir

6 IT, Jean-Marc Dupont

Dans toute entreprise, dés que vous devez travailler à plusieurs sur un projet (Chantier, développement informatique, réorganisation, déménagement, ...), il est primordial d'avoir un outil simple permettant de répartir les tâches, de suivre leur avancement et de collaborer autour de ce projet.

Les méthodes de gestion de projet sont nombreuses, de nouvelles façons de planifier les projets sont apparues ces dernières années : méthodes agiles, itératives, SCRUM ...

Mais toutes reposent sur :

  • La planification des tâches : qui travaille sur la tâche, combien de temps et quelle charge de travail ?
  • Le suivi de l'exécution de ces tâches : est on en retard, dans les clous ou en avance sur chaque tâche ?
    Quel est l'impact sur le reste du projet ? La tâche est-elle critique
  • Les actions de correction en cas de dérive / retard par rapport à ce qui était prévu : soit on retarde le projet, soit on ajoute des personnes pour combler le retard, soit on décale des tâches pour terminer dans les temps

Les méthodes agiles, et Scrum en particulier, ont ceci de différent qu'elles planifient des mini projets (itérations ou sprints) avec des livraisons plus fréquentes, et une participation active de tous les acteurs (et surtout le client final, qu'il soit interne ou externe à l'entreprise).

Les principales différences sont résumées dans le tableau ci-dessous, issu du site Access Dev.

Tâches et projets

La première chose à faire dans la planification de projet est de définir les tâches nécessaires, et pour chaque tâche les personnes chargées de les accomplir.

Après avoir installé le module Odoo de gestion de projets, direction le menu "Projet" :

Avant de créer des projets et des tâches, il est nécessaire de définir les étapes parmi lesquelles les tâches vont passer : 

  • Pour un projet de développement de logiciels ou d'applciations : Analyse des besoins, Spécifications, Développememnt, Tests, Mise en production
  • Pour un chantier : Réception des matériaux, Lancement des travaux, Finitions, Livraison
  • Pour un déménagement : Emballage, Transport, Déballage
  • ... ...

Utilisez pour cela le menu Configuration / Etapes des tâches

Pour créer le projet : menu Projet / Projets puis le bouton Créer

Les informations intéressantes ici sont :

  • la possibilité de rattacher le projet à un client et à un contrat / compte analytique : cela permettra de suivre les jours * homme passés sur le projet
  • la possibilité d'associer une adresse mail au projet et de définir l'action à exécuter à la réception du mail : créer une tâche ou créer un incident
    On peut filtrer les expéditeurs aux personnes connectés à Odoo ou aux abonnés du projet (tous les participants par défaut)
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La création des tâches se fait 

  • soit depuis le projet en cliquant sur l'icône des tâches en haut de la fenêtre du projet, et dans ce cas le champ "Projet" est assigné au projet en cours
  • soit depuis le menu Tâches, et le projet doit être choisi parmi la liste des projets en cours

Des tâches peuvent également être créées automatiquement à partir de la gestion des incidents, ce qui permet de suivre la résolution de l'incident et le temps passé.

On peut afficher les tâches 

  • soit en mode liste, qui affiche pour chaque tâche le pourcentage de temps passé par rapport au temps prévu,
  • soit dans un affichage de type Kanban, qui permet de changer leur statut par Glisser / Déposer
  • soit en mode Gantt, classique de la gestion de projet
Soit dit en passant, la gestion de projet peut aussi être très bien adaptée pour la gesion du temps d'un dirigeant, d'un responsable ou d'un commercial, sur un projet "Personnel" qui permettra d'ajouter les tâches au fur et à mesure puis de les déplacer progressivement de "A faire" vers "Terminé".
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Suivi et analyse du temps passé

Une fois les tâches affectées aux différents membres de l'équipe, la gestion de projet consiste à suivre l'avancement de ces tâches, l'éventuel retard pris ici ou là, et les actions à prendre pour corriger les écarts.

Pour pouvoir saisir les temps passés et surtout les comparer aux temps prévus : dans le menu Configuration / Projet : cocher les options "Remplir les lignes de feuilles de temps par tâches" et "Gérer les estimations de temps sur les tâches"

La saisie des temps passés sur les tâches se fait de 2 manières :

  • soit depuis la gestion de projet, dans la tâche qui vous intéresse : ajouter une ligne dans la liste "Résumé des tâches" située dans l'onglet "Description"
  • soit dans le menu Ressources humaines / Gestion du temps
    l'écran "Ma feuille de présence" vous permet de saisir dans un seul écran le temps passé sur les différents projets
Vous pouvez ensuite avoir une vision globale du temps passé et du Reste à faire dans la liste générale des tâches, sur laquelle vous pouvez appliquer tous les filtres et les groupements qui vous intéressent.

La Facturation du temps passé

Que l'on soit dans le cadre d'une société de services vis-à-vis d'un client ou le service informatique interne d'une entreprise, il est quelquefois nécessaire de facturer le temps passé au Client (interne ou externe).

Il faut au préalable avoir défini les taux horaires des personnes intervenant sur les tâches : menu Ressources humaines / Employés, onglet Paramètres RH, champ Produit : créer ou choisir un article de type Service avec le taux horare à appliquer.

Avec Odoo, le temps passé peut être facturé simplement : 

  • Depuis la gestion des contrats (menu Ventes / Contrats) : Cochez la case Facturation / Sur les feuilles de temps, puis cliquez sur Facture
  • Directement depuis le menu Projet / Facturation / Facturer les tâches
    Cocher les tâches à facturer et choisir l'option Autres options / Créer la facture
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Gestion d'un projet Agile (Scrum)

Passons maintenant à la partie Agile de ce tutoriel.

Afin d'ajouter des fonctionnalités à la gestion de projet basique de Odoo (mais qui permet déjà de faire pas mal de choses), on installe le module project_crum, disponible sur la place de marché des applications Odoo : https://www.odoo.com/apps/modules/8.0/project_scrum/

Ce module ajoute les notions nécessaires à une gestion de projet Agile, en respectant les principes de la méthode SCRUM : 

  • Les rôles : Product Owner (le client) et Scrum Master (le chef de projet)
  • Les User stories (spécifications détaillées - ce que doit faire le logiciel)
  • Les Sprints : itérations de développement / livraison
    Chaque Sprint contient une liste de User stories et des tâches
  • Le backlog : liste des fonctionnalités qui vont passer petit à petit à l'état Terminé, en étant planifiées dans les différents Sprints

Pour la gestion de gros projets, un module supplémentaire peut être installé : https://www.odoo.com/apps/modules/8.0/project_long_term/
Il permet la gestion de phases (sous projets ou lots d'un projet) et fournit des outils pour planifier les projets en fonction des ressources disponibles.