La dématérialisation des factures avec Odoo

Comment gagner 30% de temps de traitement des factures

6 IT, Jean-Marc Dupont

Dans sa dernière proposition de loi, Emmanuel Macron propose d'autoriser le gouvernement à "légiférer" par ordonnance pour permettre le développement de la facturation électronique dans les relations inter-entreprises. 
(voir http://lentreprise.lexpress.fr/gestion-fiscalite/facturation-electronique-les-pme-vont-devoir-s-y-mettre_1644775.html)

Au delà de l'obligation qui sera faite aux PME d'y recourir, il est plus intéressant de voir là une opportunité pour l'entreprise de réduire ses coûts de traitement des factures et de donner aux salariés des tâches de plus forte valeur ajoutée.

Dans ce tutoriel, nous allons détailler quels outils fournit Odoo pour mettre en oeuvre une dématérialisation simple et efficace des factures clients et fournisseurs.

Stockage, partage, paiement en ligne, contrôle des factures d'achat, pointage des relevés bancaires : tous les outils permettant de sécuriser et fluidifier le traitement des factures.

Avec bien sûr à la clé des gains de performances et une vision synthétique de la trésorerie de l'entreprise.

Factures de vente

Commençons par les factures clients : une fois le devis signé par le client, le contrat démarre, la commande est envoyée, le projet est officiellement lancé.

Dans tous les cas des factures vont être générées et devront être payées par le client.

Génération de factures récurrentes

Premier cas de figure : un contrat de type Abonnement / Souscription est signé avec le client. Odoo permet de générer périodiquement une facture.

Pour cela, il faut aller dans la page de configuration des ventes (Menu "Configuration / Ventes" et cocher l'option "Utiliser la gestion des contrats" dans la partie "Gestion des contrats".

Puis créer un contrat dans le menu "Ventes / Contrats".

Choisir le client (ou le créer si ce n'est pas déjà fait), donner un code de référence à ce contrat (il apparaitra dans les factures).

Cocher la case "Generate recurring invoices automatically" : de nouveaux champs s'affichent qui permettent de définir la périodicité et la date de début de création des factures.

Il est également possible de définir l'article (de type "Services") qu'on désire associer à cette facture, ce qui permet de paramétrer le tarif (pouvant varier en fonction des clients si des listes de prix ont été définies) et les caractéristiques comptables, notamment le compte général de revenus et la taxe associée.

Note : la création d'un contrat donne lieu à la création d'un compte analytique (et donc des lignes d'écritures analytiques) qui pourra être également utilisé pour y enregistrer les dépenses relatives à ce contrat et donc analyser la rentabilité de ce projet / contrat (bouton "Cost/Revenue" en haut de l'écran).

Envoi par mail

Une fois la facture validée (vous retrouvez vos factures de vente dans le menu "Comptabilité / Factures clients"), il est possible de l'imprimer (générer un PDF) puis de l'envoyer par mail à votre client, soit manuellement avec votre logiciel de mail préféré, soit directement depuis Odoo.

Pour cela, cliquer sur le bouton "Envoyer par courriel" : Odoo affiche alors une fenêtre avec le nom et l'adresse mail du contact lié à la facture, un texte par défaut (que vous pouvez modifier dans la configuration technique / Courriel / Modèles).

La facture au format PDF est attachée au mail, et un lien vers la facture est également présent dans le mail, permettant à votre client d'aller directement consulter sa facture sur votre site (cf. ci-dessous).

Accès en ligne

Les documents générés dans Odoo peuvent également être disponibles pour vos partenaires (clients, fournisseurs, partenaires sur un projet, ...) via la fonction Portail de Odoo.

Pour cela, il faut activer la fonction Portail via le menu "Configuration / Paramètres généraux" puis cocher l'option "Activer le portail client".

Lorsque le client cliquera sur le lien de consultation de sa facture pour la première fois, il devra s'enregistrer et choisir un mot de passe.

Paiement en ligne

Une fonctionnalité très intéressante également pour accélérer et fluidifier le paiement des factures est de donner la possibilité à vos clients de payer leurs factures en ligne, via l'un des services de paiement en ligne disponibles (Ogone, Adyen, Buckaroo, Paypal).

Pour cela, la première chose à faire est d'installer un ou plusieurs de ces modules de paiement, dans le menu "Configuration / Local Modules".

Il faut ensuite activer et paramétrer les différents services de paiement via le menu "Configuration / Comptabilité" puis la section "Banque et liquidités".

Enregistrement des paiements clients

Dans le commerce B2B (entre professionnels), les clients payent souvent en fin de mois et règlent plusieurs commandes / factures en  une fois.

Lors de la réception du paiment ou de sa constatation sur le relévé bancaire, il va falloir rapprocher les factures et le paiement.

Odoo fournit un outil efficace pour cela : Menu "Comptabilité / Paiements clients".

Vous créez un nouveau paiement et choisissez le client. Odoo affiche alors les factures non réglées de ce client.

Vous saisissez le montant du paiement : Odoo sélectionne les factures correspondant à ce paiement dans la liste.

Il ne vous reste plus qu'à valider le paiement et l'ensemble des écritures et le rapprochement (lettrage) entre factures et paiement sont enregistrés.

Lettrage / Pointage des relevés bancaires

Cet outil se rapproche beaucoup du précédent mais permet de partir d'un relevé bancaire.

La première étape est d'installer les modules d'import de relevés bancaires et des formats appropriés (QIF, OFX, ...).

Téléchargez un fichier au format QIF ou OFX depuis le site de votre banque.

Utilisez ensuite le menu "Comptabilité / Import bank statement".

On a alors accès aux écritures bancaires : menu "Comptabilité / Relevés bancaires".

Depuis le relevé, cliquez sur le bouton "Let." (Lettrage).

Odoo affiche alors la liste des écritures bancaires et, pour chaque écriture, essaie de rapprocher les factures non payées en fonction de leurs montants.

Pour les écritures non rapprochées, vous pouvez choisir le partenaire pour filtrer et/ou créer une écriture comptable (pour des écritures bancaires ne faisant pas l'objet de factures : paiement TVA, ...).

Un clic sur le bouton "OK" permet de rapprocher / lettre chaque écriture.

Factures d'achat

Passons maintenant aux factures fournisseurs.

Ici, le process est différent : ce sont les fournisseurs qui pilotent et nous envoient leurs factures.

Si le nombre de factures fournisseurs est important, il peut être intéressant d'investir dans une solution de reconnaissance automatique (OCR), qui permet d'identifier les codes fournisseurs et les montants HT et TTC afin d'effectuer un appairage automatique avec les données fournisseurs et de créer automatiquement les entrées dans le logiciel.

Contrôle factures achat

Le contrôle des factures d'achat permet de vérifier les quantités et les prix envoyés par le fournisseur par rapport aux informations enregistrées lors de la réception des marchandises.

Une facture fournisseur va souvent être liée à plusieurs commandes / réceptions effectuées par votre entreprise. Il va donc falloir identifier les commandes / produits commandés liés à la facture reçue.

Il y a 3 options dans Odoo :

  • Contrôle sur factures brouillon : on affiche les factures à l'état brouillon, on en sélectionne une, on contrôle les informations et on valide la facture si tout est correct
  • Contrôle sur lignes de commande : on affiche les lignes de commandes / produits au statut Confirmé mais non facturées, on sélectionne les lignes concernées et on choisit l'option "Créer les factures"
    => 1 facture par fournisseur est créée
  • Contrôle sur livraisons entrantes (réceptions) : on affiche la liste des réceptions effectuées (transférées en stock), on choisit la réception voulue et on visualise la liste des marchandises réceptionnées et on génère une facture (Bouton "Créer facture").
    La facture est créée à l'état brouillon et Il est alors possible de modifier la facture en cas de différences constatées et approuvées.

Stockage des documents

Tous les documents PDF imprimés sont stockés dans Odoo et accessibles via un accès sécurisé (HTTPS).

Les données sont stockées dans une base de données et les serveurs sont sauvegardés sur un serveur de sauvegarde assurant ainsi une redondance des données et une sécurité supplémentaires.

Tous les accès aux données et aux documents sont bien sûr identifiés et sécurisés par un mot de passe.

Traçabilité des modifications 

En cas de contrôle fiscal, les articles 289 bis et 289 V du Code général des impôts (CGI) stipulent qu'un système de signature éléctronique, permettant d'identifier les personnes ayant modifié le document, doit être mis en place.

Odoo fournit par défaut une traçabilité des actions effectuées sur n'importe quel document de gestion. Toutes les actions sont affichées en dessous du document et identifient l'utilisateur qui a effectué chaque action.