Traceur Direct trace sa feuille de route avec Odoo

Comment Traceur Direct a libéré ses process à un coût modéré

6 IT, Jean-Marc Dupont
Odoo CMS - a big picture

Après 4 mois de préparation, Traceur Direct a démarré avec Odoo pour l'ensemble de ses process : du CRM à la comptabilité, en passant par les achats et la gestion d'entrepôts.

Julien Blanc, associé de la société, nous fait part des raisons du choix de la solution Odoo et de sa satisfaction quelques semaines après le démarrage.

Parlez nous de Traceur Direct

Traceur Direct est une PME sur Avignon, en plein développement. Elle est passée de 3 collaborateurs en 2010 à 16 collaborateurs actuellement.

Elle est spécialiste du matériel et consommables d'impression grands formats et commercialise une gamme étendue via différents canaux : 

  • Vente traditionnelle par prospection commerciale téléphonique et terrain
  • Vente sur internet
  • Vente directe en magasin
  • Réseau de revendeurs

Elle a réalisé en 2015 un CA de 4,3 M d'euros et ambitionne un CA 2016 de 4,7 M d'euros

D'ici la fin de l'année, l'effectif devrait passer à 19 personnes travaillant quotidiennement dans l'entreprise.

Qu'est-ce qui vous amené à changer de logiciel ?

Quelles difficultés rencontriez vous avec les anciens logiciels ?

Jusqu'alors équipés de plusieurs logiciels (pour le CRM, la gestion commerciale, la comptabilité, les moyens de paiement), et devant renouveler des outils devenus vieillissants, l'équipe Traceur direct a voulu choisir une solution répondant à l'ensemble de ses besoins et fournissant un outil simple d'emploi et collaboratif.

Cet outil doit permettre à tout le monde de gagner du temps, et d'accompagner la croissance de l'entreprise : grâce à une équipe pluri-disciplinaire, certains membres de l'équipe peuvent facilement partager leur temps entre des tâches de vente et des tâches plus administratives.

Moins de perte de temps dans la recherche d'informations, plus d'efficacité pour répondre aux questions des clients, optimisation des process, et tout le monde y gagne.

Quelles étaient les solutions concurrentes ?

Après consultation de divers éditeurs, nous avons short listé Odoo, ainsi que EBP, Cegid et Sage.

Les 3 solutions concurrentes de Odoo étaient moins intuitives dans leur utilisation et moins modernes que Odoo.

Elles étaient bien plus "captives" pour notre société : Il n'y a pas ou peu d'informations techniques concernant ces solutions sur Internet : possibilités d'adapter leur comportement, de les faire évoluer pour s'adapter à nos besoins et surtout à leur évolution.

Il aurait donc fallu dépendre intégralement de l'éditeur et de leur intégrateur pour faire évoluer le logiciel.

Qu'est-ce qui vous a fait choisir Odoo ?

Ce qui nous a plu dans Odoo, c'est justement cette faculté à pouvoir faire évoluer son fonctionnement, en ajoutant des modules de la communauté ou développés par notre intégrateur afin d'accompagner la croissance de notre société et l'évolution de nos besoins.

Sa simplicité d'utilisation, une interface ergonomique et moderne (moteur de recherche, ...), ses possibilités d'adaptation et d'ouverture nous ont également séduit.

Le coût total d'utilisation de Odoo étant également moins élevé que les solutions concurrentes, cela nous permet de réserver le budget économisé pour les évolutions futures.

Odoo text and image block

Quelles fonctions ont été implémentées ?

Nous avons mis en place les fonctionnalités de CRM et Marketing (y compris l'eMailing). Les fonctions de recherche avancée sur les données Clients et les données liées aux clients (matériels utilisés, dernières commandes, ...) nous permettent de générer des listes de diffusion de nos emailings très ciblées.

La gestion commerciale, utilisée par 8 personnes 

Les achats, couplé à des rêgles de réapprovisionnement, nous permet d'optimiser le temps passé sur ces tâches.

La gestion d'entrepôts, utilisée par 3 personnes

La comptabilité, la gestion financière et les relances Clients sont utilisées par 2 personnes dans l'intégralité de leurs fonctionnalités.

La société 6 IT a mis en place des adpatations nécessaires à notre façon de travailler sur une bonne partie de ces modules (ajout de champs, modification du workflow, éditions, personnalisation des droits d'accès aux fonctions).

Des modules de la comunauté Odoo OCA (https://odoo-community.org/) ont également été installés : production de documents financiers, amélioration du moteur de recherche, gestion des retours de marchandise, ...

Enfin, un module de synchronisation avec Prestashop a été mis en place, car nous ne pouvions pas dans l'immédiat refondre le site de vente en ligne et l'intégrer dans Odoo.

Par ailleurs les données des anciens logiciels ont été reprises : catalogue articles et tarifs, clients et fournisseurs, inventaire de stock de démarrage, et parc matériel installé chez les clients.

Comment Odoo a-t-il amélioré votre façon de travailler ?

Tout d'abord, Odoo nous permet d'avoir une vision unique de l'information concernant nos clients : CRM, bons de commande, factures, matériels en maintenance, ... C'est déjà un gros plus : on évite les erreurs, les fichiers annexes maintenus en doublons, ...

Et ces données sont toutes accessible depuis la fiche clients ou via le moteur de recherche.

Le CRM a directement été intégré dans le processus de vente de l'équipe commerciale : depuis l'eMailing et la planification de la télé prospection jusqu'à la vente, l'ensemble du processus est fluide et visible depuis la fiche Clients. Un module développé par 6 IT permet de planifier des appels téléphoniques et de les affecter à un télé prospecteur à partir d'un résultat de recherche sur les clients ou les pistes.

Le fait d'avoir accès à toutes les informations de l'entreprise depuis un seul logiciel, pour tous les employés de l'entreprise permet une meilleure communication entre tous les acteurs de l'entreprise (Ventes, Achats, Logistique).

Les procédures comptables ont été simplifiées et permettent de gagner du temps.

L'équipe logistique possède maintenant une vision directe et temps réel de l'état des stocks et de la valorisation des stocks.

Enfin, l'accès à toutes les données de l'entreprise depuis un smartphone ou une tablette, en étant à l'extérieur de l'établisement, est un atout non négligeable pour les commerciaux itinérants et aussi les responsables de l'entreprise lorsqu'ils sont en déplacement.

Quelles sont les perspectives d'évolution du logiciel ?

Après quelques mois d'utilisation du logiciel, certaines fonctions installées mais non utilisées vont être démarrées, comme le SAV (module gestion d'incidents) et les interventions techniques (à partir du module de maintenance).

Un certain nombre d'évolutions sont prévues dans le budget sur 3 ans, notamment une gestion des affaires avancée, avec gestion des consommables et facturation automatique lorsque la quantité prévue dans le contrat est atteinte ou dépassée.

Une évolution possible sur la partie logistique concerne la gestion de codes barres produits et emplacements et la préparation des commandes avec terminal mobile dans l'entrepôt.

A terme, le site e-Commerce, actuellement géré avec Prestashop, sera également géré avec la solution Odoo, ce qui simplifiera le Système d'Information et permettra une gestion simple et unique du catalogue Produits et toutes ses caractéristiques (descriptifs, caractéristiques, tarifs, ...).

Cerise sur le gateau : un outil d'analyse de données open source

Bien que Odoo fournisse un outil d'analyse de données avec vues graphiques, il reste limité en termes de visualisation et customisation, et il ne permet pas d'analyser en une seule requête des données croisées sur différents domaines (par exemple comparatif achats et ventes par produit).

6 IT a donc installé la solution open source Saiku, qui gère plusieurs cubes de données alimentés directement par les données de Odoo.

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Quel bilan tirez vous de la mise en place de Odoo dans votre entreprise ?

Démarrage en temps et en heure

Simplification des procédures

Réactivité de notre partenaire 6 IT

Accompagnement des utilisateurs

Partenariat à long terme

En tant qu'entreprise utilisatrice, il faut accepter de consacrer du temps à la gestion du projet : identification des points à améliorer, recherche de solutions dans le logiciel et/ou demandes d'évolution ou corrections au partenaire