Keep it simple : Comment redynamiser son entreprise ?

La Transition Numérique des Entreprises est avant tout affaire de process

6 IT, Jean-Marc Dupont
Odoo CMS - a big picture

La Transition Numérique des Entreprises : c'est l'expression à la mode en ce moment.

On va tenter de voir dans cet article comment les nouveaux outils informatiques mis à disposition des entreprises et les nouvelles pratiques des consommateurs sont structurants, mais que l'entreprise doit surtout adapter ses process et la façon d'utiliser les outils numériques si elle veut en tirer parti.
Et comment la simplicité doit être le mot d'ordre de cette transition.

Tout d'abord un rappel rapide de l'évolution parallèle des outils informatiques et des modes de consommation liés à l'essor du Web dans notre vie quotidienne.

Le 20° siècle : l'age de pierre 

Avant l'an 2000, le Web n'existait pas ou était resté confidentiel. Le Fax et le Minitel constituaient les outils de communication privilégiés des entreprises.
Les consommateurs allaient faire leurs courses dans les magasins, recevaient de la pub dans leur boite aux lettres ou sur leurs écrans de télévision.

Le bug de l'an 2000 monopolisait toutes les ressources des sociétés de service informatiques et des utilisateurs.

On passait avec difficulté d'un modèle centralisé (les fameux Mainframes, IBM, Bull, DEC) à un modèle anarchiquement décentralisé, avec une multitude de bases de données éparpillées sur des petits serveurs ou les postes de travail des utilisateurs.

Les ventes dépendaient uniquement des actions des commerciaux, le papier et le crayon étaient rois.

De 2000 à 2010 : le Web 1.0

Cette période voit le démarrage du Web, du moteur de recherche Google et de la librairie en ligne Amazon. Mais la plupart des entreprises se contentent de mettre en ligne des informations concernant leur société et quelquefois leurs produits.
Les sites web sont la plupart du temps statiques et comportent au mieux 10 ou 20 pages. Seules les moyennes ou grosses entreprises de négoce commencent à vendre sur le Web.

Dans les PME, les applications de gestion sont installées en mono poste ou en réseau, orientées stock et comptabilité, il n'y a pas ou peu de liens entre les applications internes et le site Web

Les entreprises conçoivent des produits ou des services et cherchent à les vendre grâce à de la prospection traditionnelle et de la publicité papier ou Télévision.

A la fin de cette période, les entreprises commencent à réfléchir à l'externalisation de leur infrastructure informatique (serveurs et bases de données gérées par des hébergeurs professionnels) afin de se recentrer sur les besoins des utilisateurs et le développement des applications nécessaires.

Salesforce, qui a démarré par une application de CRM en mode Web, étend petit à petit son offre vers les autres fonctionnalités de type ERP.

2010-2015 : Web is Cloud

A partir de 2010, emmenées par Google et Amazon, les applications se délocalisent de plus en plus sur le Web et le Cloud.

Les éditeurs entament la migration de leurs applications vers le web, certains pure players sont déjà bien implantés, Salesforce étant le précurseur et le leader. 

La vente sur le web se démocratise, les grandes plate-formes de vente (Amazon, Fnac, eBay) ouvrent leur infrastructure (Web et logistique) aux plus petits qui profitent de la visibilité et de la fluidité des livraisons, au prix d'une perte de leur marge.

Le web n'est pas une fin en soi mais il devient un canal de vente prioritaire pour de nombreuses entreprises.

Les réseaux sociaux (notamment Facebook) et Google sont les vecteurs majeurs de publicité sur le Web.

Aujourd'hui : Multi Canal 

Plus de la moitié des pages Web consultées se fait sur terminal mobile.

Les terminaux mobiles sont largement majoritaires sur Facebook.

Tout naturellement, les ventes sont devenues multi canal (sites web, places de marché, magasins, distributeurs).

Les clients ne sont plus passifs face à la publicité. Ils cherchent sur le Web les informations des produits qui les intéressent.

Les entreprises doivent donc s'adapter à ces nouveaux modes de communication et d'achat. Elles doivent mieux connaître leurs clients et être réactives face à la versatilité des clients, des modes et à l'évolution rapide de la technologie.

Côté Système d'information des entreprises, les applications de gestion doivent être orientées clients et flux d'informations (vers les plates-formes de vente, places de marché, ...)
L'information doit être définie à 1 seul endroit pour éviter les erreurs et les ressaisies, elle doit être accessible de partout.
La comptabilité n'est pas une fin en soi, elle doit rester transparente pour l'utilisateur.

Keep it Simple !

Les modes de consommation et les outils numériques vont trop vite : il faut rester simple pour rester agile et suivre (voire devancer) ces évolutions.

Plutôt que de subir ces évolutions, il faut en tirer parti.

Pour répondre à ces contraintes (Système d'information, mais aussi processus de l'entreprise : fluide et agile), une règle de base doit être respectée : essayer de simplifier au maximum les procédures, et le Système d'information qui les supporte : 

  • Simple à installer, 
  • Simple à utiliser, 
  • Simple à faire évoluer

Cette simplicité sera également ressentie par vos clients, et ce sera un gage de fidélité de leur part.

Quelques bonnes pratiques :

  • Ne pas complexifier les process, essayer au contraire de simplifier les process complexifiés au fur et à mesure de l'histoire de l'entreprise
  • Eviter les circuits de validation trop complexes
  • Faire confiance aux collaborateurs, les responsabiliser
  • Partager l'information
  • Faire disparaître les flux papier : trop de temps et d'argent dépensé pour imprimer, scanner, ressaisir l'information + customisation des documents imprimés
  • Donner accès à vos données aux clients et partenaires : devis, factures, projets
  • Mettre en place des interconnexions entre votre Système d'information et les places de marché et les distributeurs

Les outils de gestion traditionnels, monolithiques, et souvent orientés comptabilité et produits, ne sont plus adaptés à ces contraintes et ces bonnes pratiques.

Les outils modernes doivent offrir les caractéristiques suivantes :

  • Ergonomie simple et efficace
  • Installation et déploiement flexibles
  • Modulaire : installation des modules nécessaires au fur et à mesure des besoins et de l'évolution de l'entreprise, sans surcoût
  • Evolution des fonctionnalités facilitée
  • Montée en charge (augmentation du nb d'utilisateurs) 
  • Inter opérabilité (Système ouvert / communicant vers d'autres logiciels / plates formes)
  • Accessible de partout en mode Web ou sur mobiles
  • Outils d'analyse et tableaux de bord intégrés

Ainsi l'entreprise et ses collaborateurs peuvent se concentrer sur l'essentiel :

  • développer les ventes
  • satisfaire le client
  • impliquer et motiver les collaborateurs
  • avoir une vision globale de l'activité pour prendre les bonnes décisions

Nous avons les solutions, pragmatiques et économiques, pour simplifier votre outil numérique et redynamiser votre société.

Nous sommes là pour vous accompagner